Quản lý nhân viên và thông tin nhân viên
Duy trì tài khoản nhân viên, tên, phòng ban, vị trí, vai trò, ảnh và ngày gia nhập của công ty trong "Thông tin cơ bản → Nhân viên" và chuẩn bị thông tin nhân sự để đăng nhập vào máy trạm, chứng chỉ việc làm và truy xuất nguồn gốc báo cáo công việc.
Nhập trang và truy vấn nhân viên
- Mở “Thông tin cơ bản → Nhân viên”; "Người dùng" trên trang đề cập đến tài khoản nhân viên của công ty.
- Lọc theo bộ phận ở bên trái để tìm kiếm tên bộ phận; chọn "Tất cả các phòng ban" để khôi phục toàn bộ phạm vi.
- Truy vấn tên người dùng hoặc từ khóa, trạng thái kích hoạt, thời gian tạo và các điều kiện khác.
- Kiểm tra tên người dùng và tên trước khi chỉnh sửa để tránh sửa đổi nhân viên có cùng tên.
Thêm trường cho nhân viên mới
| trường | Hướng dẫn và yêu cầu |
|---|---|
| Tên người dùng/mã số nhân viên | Thêm trường bắt buộc mới, 1-64 ký tự, bắt đầu bằng chữ cái hoặc số tiếng Anh và có thể chứa các chữ cái, số, dấu gạch dưới, dấu chấm và dấu gạch nối; tên người dùng không thể được sửa đổi trong quá trình chỉnh sửa. |
| tên | Điền tên hiển thị thực tế của nhân viên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận dạng truy xuất nguồn gốc giữa thiết bị đầu cuối và báo cáo công việc. |
| Một biểu mẫu mới là tùy chọn; định dạng phải chính xác khi điền vào. Các quy tắc nhập địa chỉ email bắt buộc khác với quy tắc nhập CSV nhân viên. | |
| Số điện thoại di động | Tùy chọn; điền vào định dạng số điện thoại di động 11 chữ số được trang cho phép. |
| Ngày tham gia | Tùy chọn, điền theo ngày thực tế của nhân viên; được sử dụng cho thông tin nhân viên và giấy chứng nhận việc làm cuối cùng. |
| Sở | Chọn các phòng ban có sẵn của công ty này; nếu không có lựa chọn nào khác, trước tiên hãy duy trì thông tin bộ phận. |
| vai trò | Quyết định menu nào sẽ hiển thị và hành động nào có thể được thực hiện. Nhiều lựa chọn được cho phép; không chuyển nhượng toàn bộ quyền quản trị chỉ vì bạn cần xem SOP. |
| vị trí | Nhiều lựa chọn có sẵn; được sử dụng để hiển thị trách nhiệm của nhân viên và một số khả năng quản lý báo cáo công việc cũng sẽ kiểm tra các vị trí. |
| mật khẩu | Khi thêm mật khẩu mới, bạn cần điền mật khẩu gồm 8-128 chữ số; khi chỉnh sửa hãy để trống mật khẩu mới và giữ nguyên mật khẩu gốc. |
| Đã bật | Việc vô hiệu hóa tài khoản sẽ ảnh hưởng đến việc tiếp tục sử dụng hệ thống của nhân viên; xác nhận bàn giao trước khi xử lý đơn từ chức. |
Các bước thêm nhân viên mới
- Nhấp vào "Thêm người dùng" và điền tên người dùng, tên và mật khẩu ban đầu.
- Điền địa chỉ email, số điện thoại di động, ngày tham gia và bộ phận nếu cần.
- Chỉ định các vai trò và vị trí đã được công ty duy trì và xác nhận trạng thái kích hoạt.
- Bạn có thể nhấp vào "Chọn ảnh nhân viên" để chọn hình ảnh JPG, PNG, GIF hoặc WebP.
- Bấm “Xác nhận” để lưu. Sau khi lưu, truy vấn lại và kiểm tra tên người dùng, bộ phận, vị trí và trạng thái.
- Bản thân nhân viên sử dụng tài khoản để cố gắng đăng nhập và kiểm tra giấy chứng nhận việc làm trên thiết bị đầu cuối.
Chỉnh sửa, hình ảnh và bảo trì mật khẩu
- Chọn "Chỉnh sửa" trên hàng nhân viên và xác minh tên người dùng chỉ đọc.
- Sửa đổi tên, thông tin liên lạc, ngày gia nhập, bộ phận, vai trò hoặc chức vụ; chỉ thay đổi các trường cần điều chỉnh.
- Khi cập nhật ảnh, hãy chọn một hình đại diện rõ ràng, lưu nó và vào terminal để kiểm tra lại.
- Điền mật khẩu mới khi bạn cần đặt lại; để trống trường này nếu không.
- Bấm “Xác nhận” và mở lại dữ liệu để kiểm tra kết quả lưu; khi thông báo lỗi xuất hiện, hãy kiểm tra xem một số dữ liệu đã được lưu chưa và thử lại.
Ngừng hoạt động và chuyển đổi
Bật tắt trên hàng nhân viên và xác nhận. Khi bạn rời bỏ công việc của mình hoặc tạm thời không được phép đăng nhập, trước tiên bạn nên tắt nó theo quy trình quản lý doanh nghiệp, sau đó kiểm tra các nhiệm vụ chưa được xử lý và báo cáo lịch sử công việc. Tài khoản quản trị viên bị cấm xóa trên trang không thể bị xóa như nhân viên bình thường; xem xét các yêu cầu truy xuất nguồn gốc hồ sơ lịch sử trước khi xóa.
Xác minh chứng chỉ công việc thiết bị đầu cuối
Sau khi đăng nhập vào thiết bị đầu cuối, nhân viên bấm vào tên nhân viên ở trên cùng để kiểm tra tên, mã số công việc, chức vụ, số điện thoại, ngày làm việc và ảnh đại diện trên giấy chứng nhận việc làm. Nếu thông tin không chính xác, quay lại biểu mẫu nhân viên để kiểm tra, lưu lại và nhập lại thiết bị đầu cuối để xác nhận. Trang chứng chỉ việc làm không thay thế hệ thống quản lý chứng chỉ và đào tạo của công ty.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có thể đăng nhập nhưng không có menu công việc: kiểm tra vai trò, không chỉ vị trí. Vị trí trống: Kiểm tra xem nhân viên đã được phân công một vị trí chưa và vị trí đó có được bật hay không. Ảnh không hiển thị: Kiểm tra định dạng file, upload có thành công và mạng hay không. Tên người dùng không thể sửa đổi: trang chỉnh sửa được thiết kế để giữ nguyên tên người dùng.
Thông tin liên quan:Ghi chú thực hiện · Hạn mức miễn phí và nâng cấp · Tải xuống thiết bị đầu cuối